Private Smartphones in der Firma nutzen. Geht das noch und wenn ja, wie?

In unserem Datenschutz Cafe Video erklären Maik Becker und Lars-Thorsten Sudmann Euch, was es mit privaten Smartphones im Unternehmen auf sich hat, welche Gefahren drohen und wie man das Thema gelöst bekommt.

„Was passiert unter der DSGVO, wenn Anwender Firmen-Apps auf den privaten Smartphones installieren?“

Dieser Frage gehen Maik und Lars nach und decken auf, welche Risiken Euch drohen und was dies bedeutet. Generell kann man sagen, das private Smartphones nicht in dem Verantwortungsbereich des Unternehmens liegen und damit jegliche Installation von Firmen Anwendungen (APPS) sehr kritisch sind. Z.B. ist die Installation einer CRM APP wie Salesforce, Pipedrive und anderen auf einem privaten Smartphone als kritisch zu betrachten, da die Anwendungen Personen bezogene Daten auf das Smartphone speichern. Sollte das Handy geklaut oder gehackt werden, tritt ein Datenschutzvorfall ein, der einer 72 Stunden Meldepflicht unterliegt.

Datenschutzverstoß mit Vorsatz!

Betrachtet man den Fall allerdings genauer, liegt letztendlich schon ein Datenschutzverstoß vor, wenn eine dienstliche Anwendung Daten auf dem privaten Smartphone speichert. Nach aktueller Rechtslage ist auch dies bereits ein Datenschutzverstoß, der bei Bekanntwerden nicht nur Meldepflichtig ist, sondern im Sinne der zu etablierenden Datenschutzprozesse unter dem Aspekt des Vorsatzes fallen wird. Für die Geschäftsführung und betreffenden Mitarbeiter bedeutet dies direkt ein Bussgeld, welches im Ermessen der Datenschutzbehörden verhängt wird.

Dieses Risiko ist insbesondere deswegen so kritisch, da ein einfacher Hinweis durch einen ehemaligen Mitarbeiter oder Wettbewerber eine Prüfung der Datenschutzbehörde nach sich ziehen wird. Diese werden das Verfahrensverzeichnis prüfen und egal in welchem Fall – ob dokumentiert oder nicht – der Sachverhalt der vorsätzlichen Handlung gelten.

Es macht nur Sinn, Firmensmartphones zu verteilen

Generell kann man daher sagen, dass das private Smartphone für dienstliche Anwendungen tabu sein sollte, wenn man nicht ein Bussgeld für Mitarbeiter und Geschäftsführer / Vorstände in den nächsten Wochen und Monaten riskieren möchte. Das birgt allerdings dann das Problem, das Mitarbeiter unter Umständen garnicht am digitalen Firmenleben teilnehmen können.

Nutzt auch unsere Plattform smart DSGVO, die Euch bei der Umsetzung und dauerhaften Einhaltung der DSGVO aktiv unterstützt und Fehler und teure Bussgelder oder Abmahnungen vermeidet.